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Arxivar


ARXivar è uno strumento di gestione dell'informazione, laddove con questo termine si intende qualsiasi documento elettronico o analogico che rappresenti un valore competitivo per l'azienda.





Le informazioni ed i documenti si dicono "strutturati" quando possono essere archiviate o gestite in maniera autonoma dal sistema informativo.

Quelle "destrutturate" o "parzialmente strutturate" devono invece essere in parte o in toto indicizzate dall'operatore.

Intervenendo nella gestione e nell'organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata è possibile liberare gli utenti da tutte le attività a NON VALORE AGGIUNTO.

  • Il 20% del tempo degli impiegati e usato per gestire i documenti.

  • Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte.

  • Il 7% dei documenti non si trova più.

  • Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono.

  • L'80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell'azienda ne ignora l'esistenza e quindi vengono ricreati.

  • Per ogni fax inviato perdiamo 7 minuti.


Un moderno sistema di gestione documentale deve pertanto permettere in maniera semplice ed intuitiva:


  • Cattura dalle sorgenti informative aziendali

  • Ricerca e consultazione

  • Documenti elettronici

  • Documenti cartacei

  • Ricerca Full text

  • Archiviazione





Una volta che l'informazione è archiviata deve mettere a disposizione una serie di strumenti di semplice gestione e comunicazione:






  • Gestione attiva delle informazioni

  • Fascicoli e pratiche

  • Relazioni e associazioni

  • Multicanalità (eMail, Fax, etc.)

  • Teamwork/Collaboration




Ma questo rappresenta solo l'inizio, il punto di partenza su cui innestare un motore di gestione delle informazioni proattivo, cioè che permette di muovere l'informazione attraverso un percorso prestabilito ed insieme flessibile di operazioni e utenti:





In modo graduale e' possibile gestire uno dopo l'altro i processi piu' critici e integrarli con l'organizzazione funzionale esistente:

  • Procedure standard
  • Definizione dei tempi
  • Verifica e controllo
  • Gestione delle eccezioni
  • Semplificazione dei processi






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